整理单证前，先统一这几个字段

字段是资料能够被找回的共同语言

文件夹、表格和邮件各自都能保存资料，但如果它们使用的名称和编号不一致，查找就会重新变成人工猜测。对我来说，先统一几个基础字段，比先选什么软件重要得多。

最常用的一组是：编号、日期、对象、状态和文件类型。它们既可以出现在表格中，也可以体现在文件名和目录规则里。

编号、提单号、柜号、车牌号这类内容看起来含有数字，实际承担的是识别作用。把它们当数值处理，可能会丢掉前导零、改变格式或在导出时变形。

因此我会将这类字段保持为文本，并独立成列。不要把编号和备注混在一起，否则后续搜索、匹配和核对都会变得困难。

一份资料可能已经确认、仍待补充、已发送或仅供参考。若状态只存在某次聊天里，过几天就没人知道文件是否还能继续使用。

把状态单独记录，能让资料处于什么阶段一眼可见。状态名称也应尽量少而固定，避免同一意思被写成很多种说法。

我会这样检查

统一字段不是要求一次性改完所有历史资料。选一类近期文件或一段正在进行的记录，先跑通录入、归档和检索，再把有效规则扩展出去。

每次发现一个例外，都问一问它是偶发情况，还是需要补进字段和规则里。这样模板会慢慢长出来，而不是一开始就被设计得很重。

字段统一的意义，是让资料脱离某个人的记忆后，仍然能被理解、核对和继续使用。